Comment et pourquoi signer un PDF

[Article mis à jour le 30-4-2013]

A l’heure de la dématérialisation, il est pratique de pouvoir gagner du temps en signant numériquement ses documents PDF. Je ne traiterais pas ici de signature numérique mais de l’insertion d’une signature numérisée qui n’offre pas le même niveau de sécurisation. Je vais présupposer que, dans un premier temps, vous aurez numérisé à 300 dpi et enregistré au format PNG (*) votre signature manuscrite. (Si vous souhaitez bénéficiez d’un tutoriel à ce sujet, merci de laissez un commentaire et je le publierai dans un futur proche).

Le PDF (Portable Document Format) créé en 1993 et normalisé ISO est devenu avec le temps le format d’enregistrement de document le plus utilisé y compris en pré-presse car c’est un format vectoriel.

De plus ce format permet la lecture du document quelque soit le logiciel et le système d’exploitation. Certains logiciels libres comme OpenOffice, permettent également de générer des formulaires interactifs et le lecteur Adobe Reader équipe de nombreuses technologies mobiles.

Le circuit de transmission logique d’un document PDF demeure la voie électronique, même si l’impression reste nécessaire dans certains cas (documents comptables, par exemple). Les pouvoirs administratifs et adjudicateurs, de nombreux services  publics et entreprises acceptent ce mode de transmission même si il existe encore quelques freins dans la généralisation de son usage. La signature numérique des documents est pourtant officiellement valable depuis 2000.

Compte tenu de la durée de garde d’un bon nombre de documents personnels et professionnels, il est pertinent aussi de les stocker numériquement. Les grandes entreprises s’y sont attelées depuis longtemps par souci de réduction de coût et il existe également des services gratuits pour les particuliers. Revenons à la signature du document et aussi son stockage dans le cloud.

Rédaction et génération d’un PDF avec Word.

S’assurer qu’on est l’auteur du document Word en cours de rédaction :

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Word. Cliquez sur Standard.
  2. Sous Personnaliser votre copie d’Office, tapez le nom de l’auteur dans la zone Nom d’utilisateur.

Changer le nom de l’auteur d’un document Word existant :

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , pointez sur Préparer, puis sur Propriétés.
  2. Dans le volet Informations sur le document, tapez le nom de l’auteur dans la zone Auteur.

Il est toujours possible de le modifier à partir du fichier sauvegardé (.docx, .pdf, .odt). Cliquez droit sur l’icone et ouvrez l’onglet Résumé. tapez le nom de l’auteur dans la zone Auteur.

Exporter votre document Word au format PDF :

  1. Insérer votre fichier signature numérisée comme une image.
  2. Télécharger l’Add-in Microsoft SaveAsPDFandXPS.exe pour Office, si nécessaire.
  3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer sous. Choisissez PDF ou XPS.

Il est à noter que pour le PDF généré par Word, seuls l’assemblage du document, l’extraction des pages et l’apposition d’une signature numérique ne sont pas autorisés. Pour autant votre signature en tant qu’image ne pourra pas être exploitée et donc réutilisée.

Si vous souhaitez générer un PDF avec plus de restrictions, une option est Apache OpenOffice qui permet la création d’un mot de passe d’autorisation lors de l’exportation PDF. Ce même logiciel permet d’ailleurs de générer une véritable signature numérique pour vos documents.

Rédiger et signer un document PDF avec Adobe Reader

  1. Télécharger et installer la version XI d’Adobe Reader, si nécessaire.
  2. Ouvrir le document PDF.
  3. Cliquer l’onglet Signer. Apposer une signature. Modifier la signature enregistrée. Comment voulez créer votre signature. Utiliser une image. Choisir votre signature PNG.

Enregistrer de nouveau le document. Par défaut le suffixe Signed sera adjoint au nom du fichier.

Sauvegarde du document dans votre espace cloud.

A partir de Vista, un add-in Microsoft permet de sauvegarder sur son espace Skydrive. Pour XP, l’alternative est Google connect : Accès au cloud pour Microsoft Office et sauvegarde dans votre espace Drive.

Toutefois, il existe l’extension MultiCloud File Manager pour OpenOffice qui permet de sauvegarder vos documents sur Skydrive, Gdrive, Box et de nombreux autres espaces de stockage en ligne. Il vous faudra juste créer un compte gratuit sur SMEstorage pour bénéficier par défaut de 5 Go sur Amazon S3 + 3 autres services cloud de votre choix.

Ce type de document est par la suite transmis en tant que pièce jointe. En cas de litige, si l’e-mail, par défaut, n’est pas considérée comme preuve irréfutable mais comme un commencement de preuve, votre e-mail n’aura que plus de valeur si les documents joints bénéficient d’une signature numérique ou d’un recommandé électronique. Il est à noter que les clients de messagerie comme Outlook ou Thunderbird permettent la signature électronique des mails sortants.

Et vous, utilisez vous les services cloud, la signature numérique ou numérisée pour vos documents électroniques ?

► Informations complémentaires :

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